Esta mañana hemos presentado en la 12ª conferencia de la ECGBL, celebrada en la SKEMA Business School (Sophia Antipolis, Francia), nuestro paper “Welcome Aboard: Applying Motivational Design to a Corporate Onboarding Project”, un trabajo científico sobre nuestra experiencia en la creación de un proceso de Onboarding gamificado y con Storytelling para Pernod Ricard, empresa de más de 450.

ECGBL

El proyecto se inicia con el diseño de un Workshop de cocreación con el propio Comité de Dirección de la empresa cliente, liderado por los diseñadores de experiencias de Cookie Box, para definir la experiencia Transmedia conjuntamente (mail, newsletter, video, objetos y espacios físicos, web app progresiva, infográficos…).

Este Workshop, una adaptación de las game jams (Pivec, McDonald and Garcia-Panella, 2016) implementada como “business jam”, aplica los principios del diseño de juego (game design) para dirigir actividades conectadas con la cultura, los valores, la historia y la estrategia corporativas y conectarlas con el diseño de la experiencia de acogida para los nuevos empleados.

Considerando la audiencia objetivo y sus perfiles motivacionales, y con el objetivo de crear un proceso de onboarding altamente cautivador (engaging) pero también con alto nivel de autonomía, se propone una aproximación híbrida analógica y digital, con 3 fases secuenciales para el usuario final:

1. La 1ª fase tiene el formato de Escape room (Location Based Entertainment): de una hora de duración, se diseña con dos objetivos: conseguir un impacto emocional nada más entrar en la compañía -que no decaiga ni un minuto esa emoción de haber sido seleccionado- y un enriquecimiento del conocimiento sobre la empresa y el edificio. Allí, la propia comunidad de empleados existente juega un rol importante para facilitar las necesidades del usuario de ampliar el conocimiento sobre diversos temas (branding, estrategia, visión y misión, resultados, innovación, estructura organizacional, mercado e historia) via 8 retos que incluyen encontrar pistas dentro de un documento, escuchar mensajes de radio, recibir un videomensaje del CEO de la compañía, recolectar materiales físicos, o interpretar jeroglíficos, entre otras.
2. La 2ª fase introduce el universo narrativo que ligará todas las actividades de formación, incluyendo “cara a caras” con los 5 departamentos clave: Recursos Humanos, Operaciones, Marketing, Comercial y Finanzas. Para entrar en esta interacción con los miembros del Comité de Dirección se lanza el universo narrativo de la experiencia, que reta de entrada al nuevo empleado a solventar un misterio: el propio CEO de la compañía le explica al recién acogido, a través de un videomensaje, que ha sucedido una situación alarmante: una persona que parece ser un espía industrial se ha incorporado a la empresa una semana antes que el recién llegado haciéndose pasar por él y ahora no saben cuál de los dos es el auténtico y cuál el doble. En este contexto el empleado tendrá que probar su inocencia superando diversos ataques del intruso y mostrando un alto conocimiento de la empresa.
3. La experiencia finaliza con un superreto digital de una semana de duración que, continuando el universo narrativo, usa el formato de web app progresiva y multiplataforma para automatizar la formación individual. Incluye 6 áreas diferentes con 10 retos y más de 40 puzles desarrollados que sintetizan toda la formación.

La secuencia completa usa en su beneficio el espacio de trabajo real e incluye la interacción con el buddy (un colaborador que puede dar pistas al recién incorporado) y con el Comité de Dirección de la compañía como parte de la propia narrativa.

En la redacción del paper participaron los siguientes Cookies (a los que desde aquí felicitamos): Óscar Garcia-Pañella, Daniel Fernández Galeote, Judith Membrives y Alexia Ris.